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這兩本書分別來自和平國際 和書泉所出版 。
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優化法則．提升工作效率の聰明公式：檔案遺失＋記錯時間＋遲交報告＋開會遲到＋傳達不實＋記錄有誤，160種工作常見失誤全速退散！
為了解決onenote儲存位置 的問題，作者中島孝志 這樣論述：
◆◆ 職場失誤退散大全 ◆◆ ◆◆ 神隊友養成工作術 ◆◆ 提升工作智商、閃耀工作力，類似錯誤從此不再犯； 彌補弱點、強化不足，上班族都該懂的頂尖工作習慣！ 午夜夢迴時常常吶喊：「為什麼沒人教我這些事！」 茫然無助時只能淚奔：「如果有人帶我就好了！」 ㊣沒人教可以自己學，沒人帶就找書自己看！㊣ 【失誤症狀篇】 常常忘東忘西、行程撞期、記錯時間 經常各種遲到（報告遲交、開會遲到……） 無論怎麼檢查、確認，文件還是有錯 檔案亂七八糟，要用時硬是找不到 交出去的提案跟主管要的方向完全不同 寄出去的信彷彿進入外太空，常得不到回信 交換過名片的人，長相跟名
字總是搭不起來 先來的工作先做，有期限的工作來不及完成 工作出小錯時不敢承認，最後變成滔天大錯 常常「本來打算說」「本來打算改」，最後還是忘了…… 天生粗線條、忙中易出錯、抓不到工作要領， 上述症狀都不是病，但發作起來很致命。 該如何避開常見的工作失誤，化身人見人愛神隊友？ 工作時比別人多一點精準，職場路就能走得更加平穩。 強化小細節、培養大格局的職力進階指南， 行程安排╳檔案管理╳備忘訣竅╳準時交件╳精準呈報╳人際應對 上班族提升工作效率的160個聰明公式，讓你一本精通、一生受用！ 【解藥指引篇】 總是找不到要用的檔案 ►檔案直立擺放
、檔名加上日期 行程撞期、記錯開會時間 ►約好時間後，立刻「分色」記入手帳 缺乏工作排序技能 ►將工作依「重要度」和「緊急度」分類 寄出的mail常石沉大海 ►一封信只說「一件重點事」 你的提案不是老闆要的提案 ►不要跳過「中間報告」 （……以下省略155種失誤解藥，詳解請見本書） 名人推薦 【職場達人實用推薦】 水丰刀│閱部客創辦人、知名YouTuber 江湖人稱S姐｜作家、職涯部落客 何則文｜作家、青年職涯教練 何啟聖｜1111人力銀行行銷開發部總經理 林珮玲｜筆記女王Ada 林靜如│作家，「律師娘講悄悄話」版主 洪雪
珍｜斜槓教練 黃大米｜暢銷職場作家 （依姓氏筆畫排序） 本書特色 ★篇幅精簡，但篇篇重點 每則聰明公式以1頁為主、多則2頁，好讀好懂好上手， 在閱讀不耐症發作前已有效吸收完畢。 ★＃hashtag索引閱讀，幫你畫重點 有病治病、對症下藥，看書千萬不用從頭看！ 善用書後索引與目錄，從自己最需要補好的腦洞開始治療。 ★實用度爆表，送禮自用兩相宜 每個大學導師都該送大四學生一本 ►避免他們成為常在吶喊淚奔的職場新人。 每個職場新人都該擁有一本 ►給抓不到工作節奏、搞不清職場眉角的自己。 每個職場老鳥都該擁有一本 ►避免自己變成思想僵
化、只會說「以前都是這樣做」的自以為是老人。 每個主管都該擁有一本 ►送給自己，理由同上； 暖心贈送常出包的同事或下屬（不是丟他）， 請他當成趨吉避凶職場聖經，有空就拜讀。 作者簡介 中島孝志 生於東京都。早稻田大學政治經濟學系畢業，南加州大學碩士課程修畢。曾任職於出版社，之後獨立創業。具有經營顧問、經濟評論家、編輯、作家、出版製作人、大學與商學院講師等多重身份，活躍於廣泛的領域。原理原則研究會（東京、大阪、名古屋、博多、出雲、札幌、新潟）、松下幸之助經營研究會主辦人。在演講及研討會方面，受到銀行、製造業，特別是外商公司壓倒性的歡迎。部落格（http://www
.keymannet.co.jp）每日更新。 著有《做越少越成功》、《「聰明人」的簡單工作！》（暫譯）、《能幹者的論語》（暫譯）、《超譯 韓非子為了為善而知惡》（暫譯）（以上皆為三笠書房《知識生活文庫》系列）等多部暢銷書，累計銷量超過600萬冊。 譯者簡介 劉姍珊 淡江日文人，現為專職翻譯，熱衷於用文字築起一個又一個棲身之所，喜愛穿梭於漫畫、遊戲及生活用書間的中、日文轉換。譯有《基本の冷凍保存》、《1日10分の小小孩塗畫本》、《小蘋果和太陽森林的夥伴們》、《驚奇昆蟲大百科》等。 Email：[email protected] 序言 CHAPTER1──時間
、日程管理 1 將預定行程分成「未定」、「暫定」、「確定」三階段 2 安排日程以「三十分鐘為單位」 3 利用Google行事曆「統一管理」 4 在預定行程之間預先保留「緩衝區」 5 行程聯繫時須加註「星期幾」 6 指定「小型場所」作為碰面地點 7 約好時間後，請在「決定的瞬間」記下來 8 預約要在「決定的瞬間」盡快完成 9 進行「行前探勘」避免多餘的風險 10 善用「計時器」計算工作所需時間 11 「準備時間」也要列入排程中 12 預先設定「目標時間」 13 掌握「上司的行程」 14 時常備有「替代方案」 CHAPTER2──整理收納 15 文件和資料夾應「直立擺放」 16 文件夾「分色」管
理 17 利用「防丟小幫手」建立不丟失機制 18 區分使用「紙本」和「電子化」資料 19 離開位置時請將「桌面清空」 20 抽屜上鎖 21 在辦公桌附近備好「垃圾桶」 22 訂立「保留」和「丟棄」的基準 23 一個月進行一次「整理」和「丟棄」 24 將「整理好的模樣」拍下來 25 最後的庫存放在「其他地方」 26 出差時列出「攜帶清單」 27 隨身行李統整成「一個」 28 利用「包中包」來整理 29 隨身攜帶「背包防雨套」 30 事先在手帳裡放入「備用名片」 31 以數位方式管理名片 32 必須攜帶「充電器」和「行動電源」 33 利用「風琴夾」統一管理收據 CHAPTER3──手帳、備忘、筆
記技巧 34 成為「備忘錄達人」 35 「為了忘記」而備忘 36 容易留下印象的「圖像記錄法」 37 習慣從新的頁面開始記錄 38 使用「縮詞」快速備忘 39 記錄「說了什麼」 40 製作「專屬字典」 41 採取「管理備忘」，避免指示遺漏 42 工作中斷時留下「進度備忘」 43 記住名字和長相的「特徵備忘」 44 使用精裝記事本 45 寫手帳切勿使用「擦擦筆」 46 手帳最後加註「常用情報」 47 案子不同，記事本也不同 48 將筆記電子化儲存 CHAPTER4──數位整理法 49 密碼以「只有自己知道的規則」來設定 50 隨時保有「高危機意識」 51 以「雲端硬碟」備份資料 52 利用「O
neNote」統一儲存文章、音檔、圖像 53 電腦三年一換 54 桌面不擺放「檔案」 55 適時「備份」信件 56 保留「追蹤修訂」的紀錄 57 文件夾統整在「三階層內」 58 資料夾名稱附上「日期」 59 制定「確認信件」的時間 60 區分使用電腦和手機回信 61 利用「讀取回條」避免寄信失誤 62 一開始就夾帶「要傳送的資料」 63 一封信件只說「一件事 64 必須確認範本文章的「姓名」和「日期」 65 重要的錄音、錄影「雙重」進行 CHAPTER5──工作排序 66 工作清單①決定「優先順序」 67 工作清單②隨機應變進行替換 68 工作依「重要度」和「緊急度」分類 69 以「三個觀點
」判斷優先順序 70 將精力投注在兩成重要的工作上 71 以「處理狀態」來分類，將進度「可見化」 72 艾米特定律：捨棄「講求完美」 73 統整「同類」工作 74 困難的工作「早上第一個」處理 75 一次只做一件工作 76 不擅長的工作「交給其他人」 77 在截止日的「前一天」完成 78 剛開始面對工作時試著「只處理五分鐘」 79 平均工作的「量」和「負荷」 CHAPTER6──文書處理 80 「修改部分」要以紅字呈現 81 只要「一處」變動就要重新檢查「全部」 82 活用「使用者造詞」 83 利用「校閱功能」文章不出錯 84 手機不打「長篇文章」 85 文件以「PDF檔」傳送 86 信件送
出前先「備份」 87 能快速核對的「末位計算」 88 使用「無論何時都能用」的問候語 89 報價單明記「有效期限日期」 90 了解合約上的「三種日期」 91 不要蓋「訂正章」 92 善用「自動儲存功能」 CHAPTER7──情報蒐集 93 透過「二個以上的資訊來源」確認訊息正確 94 不看「二手資訊」網站 95 辨別資訊來源「可信度高低」 96 不要附和「謠言」 97 不要從第一頁開始看書籍和資料 98 萬萬不可「自認為是對的」 99 「立即」更新個人資料 100 初期效果：不要太相信「最初得到的資訊」 101 新近效果：不僅憑「最新資訊」加以判斷 102 啟發法：不能總靠「同樣的方法」來解
決 103 光環效應：別只注意「顯眼的部分」 104 不過度遵從「多數意見」 105 不自行判斷、隱瞞資訊 106 「事實」和「意見」分別轉達 CHAPTER8──健康管理 107 製作「一日生活模式」的範本 108 制定「健康管理規範」 109 寫出壓力來源 110 找到能「說出煩惱的對象」 111 利用「智慧手環」確認健康狀態 112 一年一次「健康檢查」 113 記錄「飲食備忘」 114 「休息」也要計畫 115 一個月安排一天「放空日」 116 無法集中精神時「小睡一下」 117 進行「睡眠檢測」 118 確實區分「ON」和「OFF」 119 不熬夜 120 不要ㄍ一ㄥ到「體力的極限
」 121 「切換工作內容」保持適度的緊張感 CHAPTER9──溝通交流 122 以「口頭＋書面」雙重確認 123 團隊合作要在最初就制定好規則 124 避免「想法認知差異」 125 「委託」或「拜託」不要請他人轉達 126 確認彼此「對現狀的認知」 127 拒絕時機就在「當場」 128 拒絕時不可說謊 129 不要跳過「中間報告」 130 創造能輕易進行「報、聯、商」的環境 131 「事前備忘」要傳達的事項 132 避免「曖昧不明的指示」或「含糊不清的態度」 133 依序陳述「結論→說明」 134 利用「一分鐘＋回答問題」歸納談話 135 重要的部分要變換「說話的方式」 136 明確傳達
「結論」 CHAPTER10──準備．確認法 137 「制定好的處理法」＞「經驗」 138 注意「異常點」 139 留意「變更點」 140 「規則以外的特例」要試著取得許可 141 「定期」重新閱讀工作手冊 142 切勿「無視警告」 143 單純曝光效應：不要太過相信「經常見面的人」 144 因失誤而沮喪，一天就好 145 善用六秒原則「管理怒氣」 146 用心結交「公司外部的合作者」 147 不只「一人」，而是「兩人以上」作確認 148 「雙重輸入」確認無缺漏 149 以「電子檔」和「紙本」雙重確認 150 從上方輸入就要從下方檢查 151 透過「不同的唸法」記住同音異義語 152 以和對
方「不同的說法」進行複述 153 在對話中提到「對方的名字」 154 想不起對方的名字時「再度交換名片」 155 拜訪前一刻聯絡對方以防失誤 CHAPTER11──制定預防錯誤的方法 156 計畫①記錄「近似差錯」 157 計畫②不要責備犯錯的人 158 計畫③一起思考原因 159 計畫④從「數個視角」來驗證 160 計畫⑤「維持信用」最優先
祕書力 ：主管的全能幫手就是你(3版)
為了解決onenote儲存位置 的問題，作者石詠琦 這樣論述：
拉抬人氣指數 必看溝通密碼 提升工作效率 就在管理聖經 最專業祕書顧問、首席形象學專家毫無保留傾囊相授。 讓您成為掌握數位時代，深具文化素養與創意美學的行政管理高手。 贏得主管信賴 深獲同事愛戴 ‧電話致勝祕訣：KISS理論 ‧祕書在會議中的角色 ‧優質秘書的基本條件 ‧與上司相處的五大要訣 ‧怎樣成為主管的得力助手 ‧怎樣做好情緒管理 ‧檔案管理新概念 ‧何謂80/20原理 ‧祕書該有什麼形象 ‧祕書的生涯規劃 祕書除專業的技能與知識外，若想得到主管的充分授權，更重要的是必須具備有足以讓人信賴的人格特質，培養彼此間良好信任的
默契；而與同仁間產生良好互動以贏得敬重與協助，更需要長時間的經營。 祕書是份能夠深入了解企業組織文化的工作，有許多機會可以接觸到高層決策及整體業務往來，可以培養出宏觀的視野及胸襟。業界許多能幹的主管，也都是從祕書開始，一步步開始為自己人生奠定不斷加值的基礎！ 由於網路的發展，藉著各種軟體和工具的應用，漸次的提升祕書工作層次。現代祕書靠著手機和網路的連結，可以和地球的另一邊許多辦公室一起開會，找尋資料，還可以如影隨形在主管的身邊。因此，祕書更應加強學習溝通和管理能力為下一步世界的要求做準備。本書主要宗旨就是藉著提升溝通和管理技能，讓祕書能馬上成為行政管理的高手，不被現代辦公室所淘汰。
作者簡介 石詠琦 現任：新世紀形象學苑創辦人 美國東西大學全球領袖管理學院EMBA助理教授 中國太平洋地區合作委員會國際聯絡部副部長 亞洲行政祕書協會榮譽顧問 金石形象（北京）國際文化發展有限公司首席專家 中華教育交流推廣協會顧問 北京三略觀察國際管理顧問有限公司首席培訓師 三略管理科學研究院教授、首席禮儀顧問 三略觀察網資深評論員、北京李可染基金會名譽理事 〈人文奧運〉從長城到奧林匹亞活動組委會禮儀顧問 上海宏利企業管理諮詢有限公司資深顧問 上海銳成企業管理諮詢有限公司資深顧問 臺灣華宇管理顧問股份有限公司資深講師 耶魯企
管顧問公司資深顧問/講師 中華企業經理協進會常務理事、中華知識經濟協會監事 國際友誼團臺北俱樂部理事 臺北市行政專業祕書協會榮譽顧問 學歷：臺灣淡江大學西洋語文研究所碩士 臺灣中興大學外文系畢業 經歷：味全國際集團行政總監、時報文教基金會執行祕書 中國時報集團總管理處總經理祕書 臺灣正聲電臺及佳音電臺節目製作及主持人 臺灣明新科技大學助理教授 臺灣青輔會/中國生產力中心／臺灣神學院 文化大學及淡江大學繼續教育部／財鑫企管／哈佛企管／中華企管／北台科技大學／YWCA/國立空中大學等資深講師…等 著作：決策者的守門人（華視文化出版） 祕書實
務手冊（教育部出版） 工作女性（商周出版） 比別人多一顆心（聯經出版） 辦公室管理（聯經出版） 時間管理（空中大學出版） 蛻變的祕書（聯經出版） 放開自己（智慧事業體出版） 共創雙贏（智慧事業體出版） 祕書行政管理實務（華立出版社） 國際禮儀（華格那出版社） 英文祕書實務（華立出版社） 國貿英語（文鶴出版社出版） 推薦序 自序──2020年的祕書 PART 1 職場溝通必勝術 01 智慧型手機時代──電話管理 02 決勝千里之外──會議管理 03 打破文化障礙──溝通管理 04 勇闖EQ試煉場──情緒管理 PART 2
行政管理快易通 05 大數據e點靈──檔案管理 06 十倍速競爭力──時間管理 07 捍衛企業門面──形象管理 08 升值轉業考驗──生涯管理 推薦序 運用科技，展現新能量 科技的進步改變了我們的生活，而這些改變，是否讓我們應用在工作上，增強了的能力，創造了的績效，得到了更傑出的表現，進而提升了我們的社會地位和生活品質，才是最重要的。 當我們了解跟上時代的腳步勢在必行，然而時機和應用能力才是成敗的關鍵。能夠做一個先知先覺者當然最好，但是如果沒有得到啟發，也只能像後知後覺者跟著學習模仿，甚至於像個不知不覺者，沒有抓住科技應用在工作上的關連性和竅門，只能被排擠到落伍者和被淘汰
者的族群中。 至於如何將科技應用得宜，讓我們能夠如虎添翼，事半功倍，則是需要有宏觀視野，閱歷豐富的導航者，傳授運用科技的要領和技能，為這個職涯發展的道路，定方向，開明燈，跨出穩健有力的大步。也就是說，這本書不僅將我們由Work Hard帶入Work Smart，更要進階到Work Intelligent 的境界。 本書的特點在於將傳統與現代科技的變化作出新定向的調整，以工作現場的實境為背景，讓讀者體會新時代更貼切的溝通要領；在使用智慧型手機和視訊設備時更能達到得心應手；面對不同文化背景的溝通對象時知道應對的方式和禮儀；在時空和工作壓力下如何做到處之泰然的情緒調適；如何處理和提升大數
據時代的檔案效率；有效的做好十倍速時代的時間管理；以及對個人和企業文化的形象的管理等等；並舉出各種專案情境的處理情況，讓讀者更能藉由實務的解說，得到更深刻的體驗。經由這些完整的面向，做出全能性的發揮。 本書的作者石詠琦教授在秘書和管理的專業領域已經有40年的實務經驗，不論在工作或生活上都保持著陽光和熱力四射的正向態度。橫溢的才華，讓她在初進職場就嶄露頭角，擔任台灣最大報社集團之ㄧ的創辦人秘書，進而兼任旗下出版社的管理職。在這段經歷中，她積極的組織秘書協會，擔任理事長，擴大秘書行政工作的經驗交流，提升專業形象和能力。並將這股能量由台灣推向海外，籌組參與亞洲秘書協會，擔任理事長，為國際間的專
業交流，奠定了一個長期發展的基礎。在她擔任食品集團企業行政總監的階段，更積極參與社團活動，並開始將秘書和行政工作及職涯發展的見聞和心得，寫作立書，傳授講課。由於她以貼近工作現場的接觸為背景，專業技能又能符合進步潮流，獲得廣泛的歡迎和迴響。 隨著大陸在經濟上的起飛速度，近年來石詠琦教授在清華大學完成了訪問學者的學術研究後，在大陸的講學和寫作更加提升質量，累積了數千場的講課場次，著作專書也達到近百本，受歡迎的程度，更是有口皆碑。 雖然說【開卷有益】，但是處在科技時代，也要思考時間和精力運用的效率。【讀萬卷書，行萬里路】，是說達到行萬里路的效率值得讀萬卷書。但是石詠琦教授的這本書將引導我
們日行千里，朝向對的方向，以光電的速度，增強專業的能力，讓我們工作表現傑出。由這個啟發和改變，讓我們創造更高的成就，開啟更美好的未來。 （石賜亮博士，中華企業經理協進會常務理事，台北企業經理協進會名譽理事長） 石賜亮 自序 2020年的祕書 1986年的某一天， 當我翻閱一本美國《祕書》（The Secretary）雜誌的時候，有一篇預言2020年的祕書文章，進入了我的視線。這是一篇美國祕書協會所發布的調查報告，裡面有大約50條描述2020年辦公室的祕書，十分讓人震撼。 其中有幾條我還依稀記得：在2020年，祕書會有1～2個機器人為助手，每週上班3.5天，沒有異性騷擾
問題，所有辦公室都是無紙辦公室。 不久之後，我開始長達20年祕書趨勢講座。幾乎每一年的變化，都讓我自己吃驚，因為這一行的變化速度快得驚人。如果不能及時趕上時代，別說是當老闆，就算當個老闆的助手，都未必能夠稱職。 事實上，在過去的30年間，祕書工作大致歷經了4個階段，如果我們用時下的說法來比喻： 1G的時代 就是用打字機的時代 2G的時代 就是用電腦的時代 3G的時代 就是用互聯網的時代 4G的時代 就是用雲端計算與儲存的時代 這裡面最重要的三次革命，就是辦公室自動化，第一次改變了祕書的工作方式。第二次是互聯網的運用，讓祕書的效率提高。第三次革命，就是智
慧型手機的應用與雲端技術，讓未來的企業完全科技化。 假想一下現在是2020年，辦公室祕書都在做些什麼…… 早上7點，祕書坐上無人駕駛的轎車，按照谷哥地圖指示的方向，避開擁擠的路段，提早來到了辦公室。一路上，她用手機瀏覽了一下今天工作的優先順序，並且完成了昨晚到今天清晨老闆交付的任務。這包括老闆出差的機票，已經依照他的喜好訂好班次，免費提供了機場的貴賓室，酒店也都打了折扣，連預定的早餐券都已經直接傳到老闆的手機，連線到他的Outlook日曆本。並且，一切出差準備費用，完全不必匯兌，用西聯這類型的第三方支付，就可以完成。 祕書在車上用VR眼鏡瀏覽了一下老闆要去的城市，發現最近那裡
可能會很曝晒，所以提醒老闆要帶一件有晶片的外套，那件衣服可以隨著氣候感應調節溫度。貼心的她，並且還下載了3本上月亞馬遜暢銷排行經管類新書在雲端，只要老闆上飛機，就可以用Kindle翻翻這些他一定需要的靈丹妙藥。 今天上午有2個重要的約會。9點25分，第二會議室將會進行一個視訊連線會議，因為事關機密，所以要用Skype這類連線，直接把4個國家，12個銷售點的幹部全部召集過來。預計會議後1小時內，會發布重大消息。祕書直接用音轉字的線上會議紀錄，摘要部分重點，會議後10分鐘內發給所有參加會議的人員，讓他們會後立即在各自國家部署工作。 1點半，老闆要與一個比較重要的企業簽約。合同已經交給法
務核定，祕書要在最後校對之後，打印三份備用。這個簽約儀式她不必參加，但是辦公室的監控設備可以直接讓老闆隨時有需要就直接呼叫祕書過來。 午餐的menu是營養師所調配的，並且依照個人的需要和口味，讓外賣的公司準時送過來。由於公司的所有薪資系統、人資系統、客服系統等早已經外包，這些日常的瑣事完全不會占據祕書的工作時間。她在中午用雲端課程學習瑜伽，打算把自己弄瘦一點，才能穿得下昨晚利用網購優惠買來的一件精品時裝。 下午的時間，她花在研究最近剛買來的機器人Miki。這個機器人善於整理大數據，可以幫她把最近這一週各區域傳來的報表都消化掉，還能做出簡單的分類與評估。Miki長得跟她幾乎一模一樣，
只是稍微矮了一點。原來的機器人Mini只會操持庶務，調的Cappuccino還不錯。 下午3點45分，祕書要去參加一個跨部門的專案會議，這是年底一項重要發布會活動的預備會議，祕書需要支援的事情很多，她習慣用OneNote分享模式，把這些進行的結果，立即記錄下來，重要時間表也都直接列入Outlook，同步呈現在手機和老闆的行事曆裡面。 下班前，她設定好Miki該做的功課，這樣明天早上她來的時候，各種需要的會議報表都可以Ready to go。 事實上，這不是虛擬的故事。在2015年Christopher Surdak出版的《大數據時代的致勝決策》（Data Crush: How
the Information Tidal Wave Is Driving New Business Opportunities）裡面，早已經有許多類似的案例，描繪出2020年這個世界的辦公室場景。隨著互聯網+的時代逼近，每個企業都要以10倍速向前奔跑。凡是不合時宜的傳統思維與做法，都會急速被淘汰。 因此，今天以後這5年，祕書這一行業在職場上將會有著翻天覆地的大變化。科技運用將會是祕書工作的主流，凡是在人力資源招聘的網站上，都會以懂得雲端儲存、整合運用、效率與專案、溝通無礙、EQ良好的人才，作為招聘祕書的主要條件。沒有科技運用能力的祕書，將很快會被淘汰。 虛擬祕書、遠距祕書、外包
祕書工作，也會大行其道。 但願這本《科技時代的祕書》，能幫祕書們及時趕上時代變化趨勢。 石詠琦 2017年初春寫於北京 前 言 這個世界變了。一天又一天，我們接受科技的洗禮。工業4.0、Bank 3.0、無人車、無人飛機、各種機器人、VR眼鏡、智慧手錶，每一種產品的快速問世，都改變著企業的命運。顧客不再到賣場買東西，祕書也都靠語音與視頻和老闆聯絡。辦公室工作內容也許沒有變，但是工作方式與工具設備是日新又新。傳統的辦公室電話號碼，可能是一組總機加上分機；而現今許多企業，已經用一個手機號碼替代座機號碼，當作是總機號碼。並且，許多公司已經在員工入職的時候，就把一支手機撥交給員工使用，以便隨
時掌控這人的位置和動向，便於即時聯繫。動態性質的工作與機動性解決當下問題，已經是未來祕書所必須面對的挑戰。電話，已經不只是用來當作傳統的溝通工具，更是一種24小時手不離身的全能設備。 案 例 小姚對剛買的這支手機非常滿意，不僅價格不貴，而且功能齊全。對她這個資深祕書而言，手機的外型好不好看不要緊，性能好最重要。至少要速度快，整天都無須充電。全天的工作中，小姚依賴這支手機的時間差不多是80%。辦公室的電腦反而成為次要的了。這支智慧型手機，到底小姚都用來做些什麼呢？ 1.用Line和WeChat與同事聯絡，設立的群組可以即時通知許多相關的人，應該知道的即時訊息。 2.各種應用的APP可以幫老闆和同
事訂機票、火車票、叫車、訂飯店、餐廳。 3.運用WPS這類的文書工具，可以隨時在任何地方寫報告。 4.零碎時間可以在臉書、Twitter、LinkedIn，這類社交網站上查看顧客的動向。 5.查看廣告影片和編輯簡單的企業平臺資料。 當手機已經成為祕書的萬能工具時，小姚會如何挑選一款她 最適合的手機呢？ 學習直通車 祕書應該如何正確使用智慧型手機？ 1.應用各種APP解決日常辦公室瑣碎工作 2.日常電話溝通應對的要領 3.掌握電話與手機的禮儀 壹、手機長智慧 變身小幫手 當手機進入智慧型時代，手機的功能取代了昔日的電腦，成為祕書最重要的移動辦公工具。有了一臺速度快、功能強的智慧型手機，祕書可以
不費吹灰之力即時完成以往上班需要花幾個小時所做的工作。現在，辦公室老闆再也不能說，你帶著手機來上班，會不會影響辦公室工作？相對的，他會提醒你，隨時隨地都要記得帶著手機。